למה כנס חברה מחוץ למשרד פשוט עובד יותר
כנס חברה שמתקיים בחדר הישיבות המוכר נוטה להרגיש כמו עוד יום עבודה. לעומת זאת, כנס חברה שמתקיים מחוץ למשרד, בלב טבע פתוח בצפון הנגב, יוצר חוויה אחרת לגמרי. היציאה מהשגרה משחררת את האנשים, מחדדת את הקשב ומאפשרת לתוכן להיכנס טוב יותר. כשהמשתתפים מנותקים מהמיילים ומהפגישות היומיומיות, הם נוכחים באמת.
מתחם פרטי מחוץ לעיר נותן לכם שליטה מלאה על היום. אין הסחות דעת, אין צורך לפנות את החדר לטובת מחלקה אחרת, ויש מרחב לשלב בין ישיבות תוכן לבין רגעים של נשימה. זה בדיוק מה שהופך כנס לזכיר ולמשמעותי.
הגדרת מטרות הכנס מראש
לפני שנכנסים לפרטים הלוגיסטיים, חשוב להגדיר מה אתם רוצים להשיג. האם הכנס נועד להציג אסטרטגיה שנתית? להשיק מוצר? לחבר בין מחלקות שלא נפגשות ביומיום? המטרה תכתיב את מבנה היום, את אורך הסשנים ואת היחס בין תוכן לבין חוויה.
כנס טוב מאזן בין ראש לבין לב. יותר מדי מצגות עוקבות מתישות את הקהל, ולכן כדאי לשבור את היום במעברים, בהפסקות איכותיות ובפעילויות שמרעננות את הראש.
ציוד הגברה, מסכים ולוגיסטיקה טכנית
אחד הדברים שמבדילים בין כנס חלק לכנס מתוסכל הוא הטכניקה. ודאו מראש שיש פתרון הגברה איכותי, מסך או מקרן שנראה גם באור יום, וחיבורי חשמל זמינים בכל הנקודות הרלוונטיות. אם הכנס מתקיים בחלקו בחוץ, בדקו פתרונות הצללה והגברה שמתאימים לשטח פתוח.
כדאי לתאם עם המתחם את כל הצרכים הטכניים בשלב מוקדם, כדי שלא יהיו הפתעות ביום עצמו. בדיקת סאונד מראש ותכנון מיקום הבמה הם דברים קטנים שעושים הבדל גדול.
שילוב תוכן עם חוויה
הקסם של כנס מחוץ למשרד הוא היכולת לשלב למידה עם חוויה. אחרי בוקר של הרצאות ודיונים, אפשר לצאת לפעילות משותפת שמחזקת את המסרים. טיול ג׳יפים קצר, סדנה משותפת או פעילות בטבע הפתוח יוצרים אנרגיה חדשה ומחברים בין המשתתפים.
שילוב כזה לא רק מרענן, הוא גם מעמיק את הקשרים בין האנשים. מי שמחפש רעיונות לשלב לתוך הכנס יכול לעיין באפשרויות פעילויות הגיבוש שמשתלבות נהדר בין סשני תוכן ומוסיפות ממד אנושי ליום מקצועי.
קייטרינג שתומך בריכוז ובאנרגיה
אוכל בכנס הוא לא רק עניין של טעם, אלא של אנרגיה. ארוחות כבדות מדי בצהריים מורידות את הריכוז של אחר הצהריים, ולכן כדאי לתכנן תפריט מאוזן. הפסקות קפה איכותיות לאורך היום שומרות על הקהל ערני ומאפשרות שיחות לא פורמליות שלעיתים שוות יותר מהסשנים עצמם.
במתחם פרטי בטבע יש גמישות מלאה בתכנון התפריט, מארוחת בוקר עשירה ועד ארוחת ערב חגיגית שסוגרת את היום. כדאי לתאם מראש מענה לצמחונים, טבעונים ובעלי רגישויות.
נגישות, הגעה וחנייה
כנס מחוץ למשרד דורש תכנון הגעה. החווה ממוקמת בצפון הנגב, ליד קיבוץ רוחמה, ונגישה גם מהמרכז וגם מהדרום. כדאי לארגן הסעות מסודרות, שגם פותרות את עניין החנייה וגם הופכות את הנסיעה לזמן איכות שבו הצוות מתחיל להתחבר.
ודאו שבמתחם יש חנייה נוחה למי שמגיע ברכב פרטי, ושהכניסה פשוטה וברורה. תיאום מוקדם של לוחות הזמנים של ההסעות מונע עיכובים בפתיחת היום.
איך מתחילים לתכנן
הדרך הטובה ביותר להתחיל היא לשבת מול אנשי המקום ולעבור יחד על הצרכים: גודל הקבוצה, אופי התוכן, הצרכים הטכניים והתקציב. מתחם שמציע פתרון כולל באתר אחד חוסך לכם תיאומים מול ספקים רבים ומפנה לכם זמן להתמקד בתוכן.
אם אתם מתכננים כנס ורוצים לבדוק זמינות ולקבל הצעה מותאמת, אפשר ליצור קשר ישיר עם הצוות שלנו ולתכנן יחד יום שישאיר רושם.
